Een personeelsdossier opzetten, het klinkt misschien als een eindeloze klus, maar het is ontzettend belangrijk voor ondernemers met personeel om er één te hebben.

In een personeelsdossier houd je bij hoe je medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er zijn. Je hebt dit nodig als je de ontwikkeling van je werknemers wil sturen, maar ook als je een medewerker wil ontslaan. In een personeelsdossier bundel je de belangrijke gegevens over je medewerker in één map. Vragen vanuit het bedrijf en van externe instanties over bepaalde personeelsgegevens kun je daardoor makkelijk beantwoorden. Wil het UWV bijvoorbeeld bij ontslag van een werknemer weten welke actie je hebt ondernomen om het gedrag van je medewerker aan te pakken, pak je gewoon het personeelsdossier erbij. Maar ook als een medewerker al uit dienst is, kunnen externe instanties nog om bepaalde gegevens vragen. Het is dus ontzettend belangrijk om een personeelsdossier up-to-date te houden.

Aanleggen personeelsdossier

Neem je een nieuwe medewerker in dienst, maak dan direct een dossier aan, waar je vervolgens alle gegevens in bewaart. Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.

Stamkaart

Hierop zet je in het kort de meest relevante gegevens: functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, bank- en gironummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding. Met behulp van een stamkaart of stamblad kun je personeelsdossiers overzichtelijk houden.

Wat zit er in een personeelsdossier?

Een personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen:

1. Het personeelsdossier per werknemer
2. De salarisadministratie
3. Het collectief personeelsdossier

1. Personeelsdossier per werknemer

• Persoonlijke gegevens (stamkaart)
• Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat
• Bank- of gironummer
• Sollicitatiebrief en CV
• Kopieën van diploma’s
• Kopie van identiteitsbewijs
• Sofinummer
• Werkvergunning (bij een buitenlandse medewerker)
• Rechtspositie
• Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
• Ondertekend personeelshandboek of huishoudelijk reglement
• Functioneren
• Functieomschrijving
• Promotie
• Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• Afspraken over opleidingen
• Berispingen, waarschuwingen
• Loopbaanontwikkeling
• Diversen

2. Salarisadministratie

In de salarisadministratie neem je per medewerker de gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d. Hierin bewaart u ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van de Belastingdienst. Verder neem je in dit dossier per medewerker de volgende gegevens of afspraken op, indien van toepassing:

• Stamkaart
• Salaris
• Bonusregeling
• Onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer, verhuiskosten etc.)
• Regeling auto van de zaak
• Regeling bedrijfslening
• Bedrijfsspaarregeling
• Collectieve Ziektenkostenregeling
• Bank- of girorekeningnummer
• Loonbelastingverklaring (studenten- scholierenregeling voor jongeren)

3. Collectieve personeelsdossier

In het collectieve personeelsdossier – dat je hebt naast het individuele personeelsdossier – bewaar je per medewerker de volgende gegevens:

• Een kopie van de stamkaarten
• Ziek- en hersteld meldingen
• Vakantieregistratie per medewerker

Vertrouwelijke gegevens

In het personeelsdossier staan vertrouwelijke zaken. In verband met de privacy moet je hier zorgvuldig mee omgaan. Bepaal daarom wie inzage krijgt in het dossier, over het algemeen alleen jijzelf en de persoon die de administratie uitvoert. Dat kan door de dossiers in een afsluitbare kast op te bergen.

Wet bescherming persoonsgegevens

Hierin staat op welke gronden jij als werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden. Dat is in het geval dat:

• Het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die je met je werknemer hebt gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft).
• Je gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst).
• De werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

De werknemer heeft recht om zijn persoonsgegevens te mogen inzien. Als hij hierom vraagt, moet je binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet je informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens.

Wat moet er hoe lang worden bewaard volgens de wet?

Zeven jaar (na einde dienstverband):

• persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
• datum van indiensttreding
• salarisadministratie

Vijf jaar (na einde dienstverband)

• loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)
• kopie van het identiteitsbewijs (ook kopieën waarvan de geldigheidstermijn verstreken is dienen bewaard te blijven)

Twee jaar (na einde dienstverband)

• arbeidsovereenkomst
• wijzigingen in de arbeidsovereenkomst
• correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag, etc.
• kopie van het getuigschrift
• verslagen functioneringsgesprekken
• correspondentie over het (problematisch) functioneren

Een jaar

• sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift)

Tip: Ruim het dossier regelmatig op

Zeker wanneer een medewerker al meerdere jaren in dienst is, krijg je op den duur waarschijnlijk last van dossiervervuiling. Schoon het personeelsdossier regelmatig op, bijvoorbeeld één keer per jaar. Adreswijzigingen, conceptbrieven, verlofbriefjes, geboortekaartjes en dergelijke kun je na een jaar verwijderen. Gebruik voor vernietiging van persoonsgegevens het liefst een papierversnipperaar.