Hoe bespaart u kosten op ‘zieke’ werknemers of werknemers met een beperking?

Bijna iedere werkgever zal te maken krijgen met zieke werknemers. In Nederland is het zo dat er behoorlijk wat van u als ondernemer gevraagd wordt op het moment dat een van uw werknemers ziek wordt. Zo moet u na 6 weken een probleemanalyse opmaken en een plan van aanpak. U moet actief re-integreren.

U heeft een loondoorbetalingsverplichting van 104-weken en sinds de invoering van de Wet Bevaza ofwel de modernisering Ziektewet gaat u mogelijk zelfs meer premie betalen op het moment dat werknemers ziek uit dienst treden.

Voor veel ondernemers zijn juist personeelskosten voor gezonde en goed functionerende werknemers al een flinke kostenpost binnen de onderneming. Wanneer werknemers dan ook nog langdurig ziek worden, nemen de kosten vaak schrikbarend toe. Hierbij willen wij u wijzen op enkele tips.

Arbeidsgehandicapte status

U mag na de eerste twee maanden dienstverband de arbeidsgehandicapte status van uw werknemers uitvragen. Dit betekent dat u na mag vragen of uw werknemer belemmeringen heeft bij het uitvoeren van werkzaamheden. Dit kan zijn in het geval van slechthorendheid, wanneer iemand gebonden is aan een rolstoel maar ook wanneer iemand door rugklachten een aangepaste stoel nodig heeft. Wij adviseren u ook om van deze mogelijkheid gebruik te maken.

Een arbeidsgehandicapte werknemer is een werknemer bij wie door middel van een medisch arbeidsdeskundige beoordeling is vastgesteld dat hij door een ziekte of handicapt belemmeringen ervaart bij het vinden van een baan of bij het verrichten van arbeid.

Financiële voordelen voor de werkgever

Mocht blijken dat uw werknemer een arbeidsgehandicapte status heeft, komt u mogelijk in aanmerking voor subsidie (dit wordt vaak verwerkt als premiekorting) of loondispensatie (het uitbetalen van een lager salaris). Bovendien kunt u gebruik maken van een No-Riskpolis in sommige gevallen. Dit kan voor u betekenen dat u tijdens ziekte niet de volledige 104 weken loon hoeft door te betalen maar dat het UWV deze loondoorbetalingsverplichting overneemt. Bijkomend voordeel is dat wanneer u gebruik maakt van een No-Riskpolis de Wet Bevaza niet van toepassing is. Dit betekent dan weer dat u voorkomt dat bij de uitstroom van de arbeidsgehandicapte zieke werknemer u geen hogere premie gaat betalen. Het is van belang om dit zelf allemaal in kaart te brengen en aan te vragen omdat deze financiële voordelen niet automatisch worden toegepast.

No-Risk Polis

Als werkgever moet u zoals gezegd in beginsel 104 weken loon doorbetalen tijdens ziekte. Het UWV neemt in sommige gevallen deze loondoorbetalingsverplichting over. Een bijkomend voordeel is dat werknemers die beschikken over een no-riskpolis niet meetellen in de uitstroom van zieke werknemers welke u heeft, als bedoeld in de Wet Bevaza. Dit betekent dus dat uw premie niet omhoog gaat.

Premiekorting

Werknemers die beschikken over een arbeidsgehandicapte status komen vaak in aanmerking voor een premiekorting. Deze korting wordt ook wel de mobiliteitsbonus genoemd en bedraagt maximaal € 7.000,00 per jaar met een maximum van drie jaren. De premiekorting is lager wanneer deze wordt aangevraagd in combinatie met loondispensatie.

Loondispensatie

Als u een werknemer aanneemt die beschikt over een Wajong-uitkering en deze werknemer een mindere arbeidsprestatie levert dan zijn gezonde collega, kunt u het UWV vragen om vast te stellen wat de loonwaarde van deze werknemer is. Na onderzoek door een arbeidsdeskundige kan het UWV u vervolgens toestemming geven om de werknemer een lager salaris uit te betalen. Het UWV vult het salaris van de werknemer dan vaak (gedeeltelijk) aan.

Hulpmiddelen

Sommige werknemers hebben hulpmiddelen nodig om hun functie goed uit te kunnen oefenen. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan een werknemer die een doventolk nodig heeft of een werknemer die taxivervoer nodig heeft. Deze werknemer kan zelf bij het UWV een verzoek indienen om toekenning van de hulpmiddelen.

Uitvragen arbeidsgehandicapte status

Veel werkgevers vinden het lastig om de uitvraging van de arbeidsgehandicapte status goed vast te leggen. Dit is jammer omdat u als ondernemer een flinke kostenbesparing kunt doorvoeren wanneer u weet of uw werknemers een arbeidsgehandicapte status hebben en u gebruik maakt van de bijbehorende (financiële) voordelen. Wij hebben daarom een pakket opgesteld met daarin een overeenkomst met vragenformulier dat u kunt gebruiken voor dit doel. Ook hebben wij hierin uitgewerkt van welke regelingen u gebruik kunt maken voor arbeidsgehandicapte werknemers. Dit informatiepakket kunt u bij ons kopen voor een bedrag van € 100,00. Bent u hierin geïnteresseerd, neem dan contact op met ons.

Wanneer mag het loon van een werknemer worden opgeschort of gestaakt?

Hoofdregel:
Art. 7:627 BW
Geen arbeid, geen loon.
Neem deze bepaling ook op in uw arbeidsovereenkomst.

Ziekte is een uitzondering:
Art. 7:629 lid 1 BW
Een zieke werknemer heeft in beginsel recht op doorbetaling van het loon (min. 70%) voor een periode van maximaal 2 jaar (104 weken).

Wat als de werknemer niet meer ziek is, maar weigert te gaan werken? Wat als de werknemer niet wil meewerken aan reïntegratie? Wat is het verschil tussen het opschorten van loon en het staken van loon? Wanneer mag ik dan het loon opschorten of staken?

Opschorten van de loonbetalingsverplichting
Art. 7:629 lid 6 BW
De werkgever mag de loonbetaling opschorten gedurende de tijd dat een werknemer zich niet houdt aan de redelijke controlevoorschriften omtrent het verstrekken van inlichtingen.

Om welke inlichtingen gaat het dan?
Het gaat om inlichtingen die u als werkgever nodig heeft om te kunnen vaststellen of de betreffende werknemer recht heeft op loon tijdens ziekte. Met andere woorden; de inlichtingen zijn benodigd om te kunnen vaststellen of de werknemer daadwerkelijk ziek is.

Voorbeeld schending controlevoorschrift:
Indien een werknemer niet verschijnt op het spreekuur bij de bedrijfsarts.

Hervatten loonbetaling:
Zodra de werknemer de controlevoorschriften naleeft, moet het loon alsnog worden betaald vanaf de datum van opschorting. Met andere woorden; zodra de werknemer niet meer in overtreding is, moet het loon met terugwerkende kracht worden voldaan. Het opschorten van het loon is bedoeld als pressiemiddel om de werknemer alsnog te bewegen de controlevoorschriften na te leven.

Staken van de loonbetalingsverplichting
Art. 7:627 en 7:629 lid 3 BW
Het staken van de loondoorbetaling is mogelijk indien de werknemer geen recht meer heeft op loon. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer niet langer ziek is, maar weigert te werken. In dat geval is de hoofdregel van toepassing: geen arbeid, geen loon.

Daarnaast zijn er in de wet, art. 7:629 lid 3 BW, nog een aantal uitsluitingsgronden opgenomen die bepalen wanneer u als werkgever de loonbetaling mag staken. U mag onder meer het loon staken indien sprake is van onder meer de navolgende situaties:

• De werknemer weigert aan zijn/haar reïntegratieverplichtingen te voldoen.
• De werknemer belemmert zijn/haar genezing;
• De arbeidsongeschiktheid / ziekte is door de werknemer veroorzaakt;
• De werknemer weigert passende arbeid te verrichten;
• De werknemer weigert mee te werken aan het opstellen/evalueren/ bijstellen van het plan van aanpak.

Loon geheel staken of alleen de uren waarvoor de werknemer arbeidsgeschikt is?
In de uitspraken van 23 juli 2013 van de Gerechtshoven Arnhem-Leeuwarden en Den Bosch is bepaald dat de loondoorbetalingsverplichting volledig gestaakt mag worden.

Hervatten loonbetaling:
Wanneer de werknemer alsnog aan zijn/haar reïntegratieverplichtingen voldoet, moet u als werkgever vanaf dat moment uw loonbetalingsverplichting te hervatten.

Mededeling/kennisgeving opschorting en/of staking
Het opschorten of het staken van de loonbetaling dient bij voorkeur schriftelijk aan de werknemer te worden medegedeeld. In de brief aan de werknemer moet u de reden van de opschorting of staking van het loon vermelden. Tevens dient u als werkgever expliciet aan te geven of het gaat om opschorting of stopzetting van de betaling van het loon. U dient uw woorden zorgvuldig te kiezen. In de jurisprudentie is bepaald dat een onzorgvuldige woordkeuze voor rekening en risico komt van de werkgever. Als per abuis opschorting is gecommuniceerd terwijl u staking bedoelde, dient toch met terugwerkende kracht loon te worden betaald zodra de werknemer alsnog aan zijn verplichtingen voldoet.

Op grond van artikel 7:629 lid 7 BW is vereist dat voor zowel opschorting als staking van het loon de werknemer vooraf wordt gewaarschuwd.

Als werkgever doet er u verstandig aan om een goed dossier op te bouwen en juridisch advies in te winnen alvorens u overgaat tot het opschorten of het staken van het loon.

Op 23 oktober jl. is onder veel belangstelling tijdens het eerste VICK-gala de winnaar van de prestigieuze VICK-prijs 2015 bekend gemaakt. Een bijzondere prijs voor een bijzondere Kempische ondernemer; een uitverkiezing met drie OBGB-lidbedrijven onder de vier genomineerden:

# Bruns (Bergeijk)

# Internationaal Transportbedrijf Van der Heijden (Hapert)

# M.S. Schippers (Bladel)

# Interfocos (Bladel)

De familie Schippers van M.S. Schippers mocht uit handen van Wim van der Leegte de felbegeerde VICK-prijs in ontvangst nemen.

De winnaar wordt gefeliciteerd, evenals de drie andere genomineerde TOP Kempische ondernemers, waarbij innovatie, ontwikkelingen en dynamiek voor allen in een hoog vaandel staan!

Over de concurrerende ex-werknemer wordt regelmatig geprocedeerd. De rechtspraak laat veel mogelijkheden zien aan omstandigheden die een rol spelen bij de beoordeling of die concurrerende activiteiten toelaatbaar zijn. Concurrentie die niet contractueel (bijv. via een concurrentiebeding) is verboden, kan onder omstandigheden toch onrechtmatig zijn jegens de ex-werkgever.

Op grond van het recht op vrije arbeidskeuze (artikel 19 lid 3 van de Grondwet) en het mededingingsrecht is het de ex-werknemer toegestaan om te profiteren van het bedrijfsdebiet van de voormalige werkgever. De ex-werknemer mag vanzelfsprekend gebruik maken van de persoonlijke kennis, ervaring en goodwill die hij bij zijn voormalige werkgever heeft opgedaan. Toch kan werknemersconcurrentie onrechtmatig zijn. Er is dan namelijk sprake van strijd met de zorgvuldigheid. Deze norm van zorgvuldigheid wordt bekeken aan de hand van 3 criteria die voortkomen uit het arrest Boogaard/Vesta.

Concurrentie is onrechtmatig als de ex-werknemer:

1. Het duurzame bedrijfsdebiet van zijn voormalig werkgever.
2. Stelselmatig en substantieel afbreekt.
3. Daarbij gebruikmaakt van kennis en gegevens die hij van zijn voormalig werkgever vertrouwelijk heeft verkregen.

Omstandigheden die een rol spelen zijn:

Het voorbereiden van concurrentie tijdens dienstverband
Als geen nevenwerkzaamhedenbeding is overeengekomen, staat het de werknemer vrij om elders werkzaamheden te verrichten. Pas als de werknemer zijn werkgever door zijn nevenwerkzaamheden daadwerkelijk beconcurreert, is dat onrechtmatig. Ook het voorbereiden van concurrentie kan onrechtmatig zijn. Van doorslaggevend belang is dan of de voorbereidingshandelingen op zichzelf al concurrentie opleveren. Zonder daadwerkelijke concurrentie is de voorbereiding echter niet onrechtmatig.

Het werven onder de clientèle van de voormalige werkgever
Het moet hierbij gaan om een stelselmatig en substantieel afbreken van het duurzame bedrijfsdebiet. De meeste vorderingen halen het niet, omdat er een gebrek aan bewijs is. Er dient namelijk bewijs te zijn dat de voormalig werknemer cliënten benadert om bij hem/haar klant te worden. Indien het initiatief van de werknemer vast staat dan dient nog aangetoond te worden dat er sprake is van stelselmatig en substantieel.

Het afhandig maken van personeel
Ook bij het ACTIEF werven van personeel geldt dat dit pas onrechtmatig is als dit stelselmatig en substantieel gebeurt, er duurzaam in de personeelsleden is geïnvesteerd en er wordt geworven met gebruikmaking van gegevens die de ex-werknemer gedurende zijn dienstverband bekend zijn geworden.

Het doen van voordelige aanbiedingen
Het doen van voordelige aanbiedingen aan relaties van de voormalige werkgever wordt soms als onrechtmatig gezien. De beginselen van contractsvrijheid en vrije mededinging brengen mee dat het is toegestaan om aanbiedingen te doen die voordelig zijn ten opzichte van andere aanbieders. Dat wordt pas onrechtmatig als daarbij gebruik wordt gemaakt van vertrouwelijke gegevens over klanten, prijzen, kosten en voorwaarden. Daarnaast moet ook hier sprake zijn van een stelselmatige en substantiële afbraak van een duurzaam debiet.

Het geven van een misleidende of verwarrende voorstelling van zaken
Misleiding van relaties van de voormalige werkgever levert allereerst een strafrechtelijke overtreding op (art. 382bis Sr). Wie daarnaast het duurzame bedrijfsdebiet van de werkgever binnendringt en profiteert van misleiding of het creëren van verwarring, maakt zich ook schuldig aan ongeoorloofde concurrentie in de zin van Boogaard/Vesta. Ook hier is weer vaak het bewijsprobleem.

Het schenden van vertrouwen (gebruik van vertrouwelijke gegevens)
Het gebruik van vertrouwelijke informatie speelt vaak een rol. Zonder die informatie verschilt de ex-werkgever immers niet van andere concurrenten. Het meest in het oog springend is het klantenbestand of de klantenlijst. Het bezit daarvan is niet onrechtmatig. Bovendien moet ook het gebruik van de klantenlijst bewezen worden.

Een personeelsdossier opzetten, het klinkt misschien als een eindeloze klus, maar het is ontzettend belangrijk voor ondernemers met personeel om er één te hebben.

In een personeelsdossier houd je bij hoe je medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er zijn. Je hebt dit nodig als je de ontwikkeling van je werknemers wil sturen, maar ook als je een medewerker wil ontslaan. In een personeelsdossier bundel je de belangrijke gegevens over je medewerker in één map. Vragen vanuit het bedrijf en van externe instanties over bepaalde personeelsgegevens kun je daardoor makkelijk beantwoorden. Wil het UWV bijvoorbeeld bij ontslag van een werknemer weten welke actie je hebt ondernomen om het gedrag van je medewerker aan te pakken, pak je gewoon het personeelsdossier erbij. Maar ook als een medewerker al uit dienst is, kunnen externe instanties nog om bepaalde gegevens vragen. Het is dus ontzettend belangrijk om een personeelsdossier up-to-date te houden.

Aanleggen personeelsdossier

Neem je een nieuwe medewerker in dienst, maak dan direct een dossier aan, waar je vervolgens alle gegevens in bewaart. Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.

Stamkaart

Hierop zet je in het kort de meest relevante gegevens: functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, bank- en gironummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding. Met behulp van een stamkaart of stamblad kun je personeelsdossiers overzichtelijk houden.

Wat zit er in een personeelsdossier?

Een personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen:

1. Het personeelsdossier per werknemer
2. De salarisadministratie
3. Het collectief personeelsdossier

1. Personeelsdossier per werknemer

• Persoonlijke gegevens (stamkaart)
• Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat
• Bank- of gironummer
• Sollicitatiebrief en CV
• Kopieën van diploma’s
• Kopie van identiteitsbewijs
• Sofinummer
• Werkvergunning (bij een buitenlandse medewerker)
• Rechtspositie
• Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
• Ondertekend personeelshandboek of huishoudelijk reglement
• Functioneren
• Functieomschrijving
• Promotie
• Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• Afspraken over opleidingen
• Berispingen, waarschuwingen
• Loopbaanontwikkeling
• Diversen

2. Salarisadministratie

In de salarisadministratie neem je per medewerker de gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d. Hierin bewaart u ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van de Belastingdienst. Verder neem je in dit dossier per medewerker de volgende gegevens of afspraken op, indien van toepassing:

• Stamkaart
• Salaris
• Bonusregeling
• Onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer, verhuiskosten etc.)
• Regeling auto van de zaak
• Regeling bedrijfslening
• Bedrijfsspaarregeling
• Collectieve Ziektenkostenregeling
• Bank- of girorekeningnummer
• Loonbelastingverklaring (studenten- scholierenregeling voor jongeren)

3. Collectieve personeelsdossier

In het collectieve personeelsdossier – dat je hebt naast het individuele personeelsdossier – bewaar je per medewerker de volgende gegevens:

• Een kopie van de stamkaarten
• Ziek- en hersteld meldingen
• Vakantieregistratie per medewerker

Vertrouwelijke gegevens

In het personeelsdossier staan vertrouwelijke zaken. In verband met de privacy moet je hier zorgvuldig mee omgaan. Bepaal daarom wie inzage krijgt in het dossier, over het algemeen alleen jijzelf en de persoon die de administratie uitvoert. Dat kan door de dossiers in een afsluitbare kast op te bergen.

Wet bescherming persoonsgegevens

Hierin staat op welke gronden jij als werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden. Dat is in het geval dat:

• Het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die je met je werknemer hebt gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft).
• Je gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst).
• De werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

De werknemer heeft recht om zijn persoonsgegevens te mogen inzien. Als hij hierom vraagt, moet je binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet je informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens.

Wat moet er hoe lang worden bewaard volgens de wet?

Zeven jaar (na einde dienstverband):

• persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
• datum van indiensttreding
• salarisadministratie

Vijf jaar (na einde dienstverband)

• loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)
• kopie van het identiteitsbewijs (ook kopieën waarvan de geldigheidstermijn verstreken is dienen bewaard te blijven)

Twee jaar (na einde dienstverband)

• arbeidsovereenkomst
• wijzigingen in de arbeidsovereenkomst
• correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag, etc.
• kopie van het getuigschrift
• verslagen functioneringsgesprekken
• correspondentie over het (problematisch) functioneren

Een jaar

• sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift)

Tip: Ruim het dossier regelmatig op

Zeker wanneer een medewerker al meerdere jaren in dienst is, krijg je op den duur waarschijnlijk last van dossiervervuiling. Schoon het personeelsdossier regelmatig op, bijvoorbeeld één keer per jaar. Adreswijzigingen, conceptbrieven, verlofbriefjes, geboortekaartjes en dergelijke kun je na een jaar verwijderen. Gebruik voor vernietiging van persoonsgegevens het liefst een papierversnipperaar.

De subsidie Praktijkleren is een compensatie voor de kosten die een werkgever maakt voor begeleiding van een deelnemer/student. De subsidie loopt via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

De subsidie Praktijkleren is bedoeld voor de volgende doelgroepen:

• leer-werktraject vmbo,
• BBL-traject in het mbo,
• duaal en deeltijd hbo-traject techniek (inclusief sector ‘agro’),
• tijdelijke aanstellingen bij universiteit of onderzoeksinstituut voor bekwaming tot wetenschappelijk onderzoeker of technologisch ontwerper,
• werknemers die een promotieonderzoek doen.

De voorwaarden voor subsidiëring van de plaatsen in het mbo en hbo zijn op hoofdlijnen als volgt:

• De deelnemer moet een volledig onderwijsprogramma volgen voor een erkend kwalificerend diploma (dus geen deelcertificaten) bij een in het Crebo of Croho geregistreerde opleiding.
• Uitsluitend de werkgever die de praktijkleerplaats of werk-leerplaats zelf verzorgt (erkend leerbedrijf) ontvangt de subsidie, dus niet een werkgever die louter als intermediair optreedt.

Aanvragen van de subsidie kan via een digitaal aanvraagformulier dat de werkgever uiterlijk vóór 15 september moet invullen. De verdeling van de beschikbare ‘subsidiepot’ vindt jaarlijks plaats na afloop van het studiejaar over alle kwalificerende werkgevers die tijdig een aanvraag hebben ingediend, op basis van het aantal aanvragen. Het bedrag per plaats is gemaximeerd op € 2.700.

Sinds 1 januari 2015 is het niet meer mogelijk om fiscaal vriendelijk pensioen op te bouwen boven de € 100.000. Dit betreft in uw organisatie misschien maar een beperkte groep medewerkers. Het heeft mogelijk wel impact voor deze medewerkers.

Vraag 1: Ga ik mijn medewerkers compenseren?

Medewerkers die meer verdienen dan € 100.000 gaan straks niet meer fiscaal vriendelijk pensioen opbouwen. Als u het salaris voor pensioenopbouw in uw pensioenregeling maximeert op € 100.000, is er ook geen pensioenopbouw meer boven de € 100.000. Dat betekent dat u over dit deel geen pensioenpremie meer betaalt. Deze ‘vrijval’ van pensioenpremie kunt u benutten om een compensatie toe te kennen voor deze groep. Die compensatie kunt u op verschillende manieren berekenen. U kunt bijvoorbeeld rekening houden met een fiscale staffel voor netto pensioenregelingen en daarmee per leeftijdscategorie een compensatie toekennen. Let op: dit kan mogelijk wel leiden tot leeftijdsdiscriminatie. Een alternatief is om een vast percentage van de salarissom boven de € 100.000 toe te kennen als compensatie, ongeacht de leeftijd van werknemers.

Vraag 2: Ga ik mijn medewerkers faciliteren met een netto spaarproduct?

Er komt fiscale ruimte om pensioen te sparen boven het salaris van € 100.000 vanuit het nettoloon. Over het spaarbedrag hoeft dan geen vermogensrendementsheffing te worden betaald in box 3. De hoogte van dit spaarbedrag is gemaximeerd op basis van een staffel. Per leeftijdscohort is bepaald hoeveel er maximaal gespaard kan worden. Het sparen zal dan plaatsvinden in een netto pensioenproduct. Verschillende verzekeraars en pensioenfondsen ontwikkelden hiervoor producten. U kunt als werkgever een collectief spaararrangement sluiten voor uw medewerkers. Dit zal meestal tot lagere tarieven leiden. Omdat de wetgeving op dit gebied nog niet helemaal rond is, zijn de producten nog in ontwikkeling. Naar verwachting komt hier op termijn meer duidelijkheid over.

Vraag 3: Welke risico’s wil ik afdekken voor mijn medewerkers?

De derde vraag is een zeer belangrijke vraag, zeker ook vanuit uw zorgplicht als werkgever. Als er geen pensioenopbouw meer is boven € 100.000, is er ook geen dekking meer voor het partnerpensioen boven dit salarisniveau. Dit kan leiden tot een inkomensachteruitgang bij overlijden van een medewerker uit deze inkomensgroep. Als werkgever kunt u ervoor kiezen hiervoor een collectieve verzekering af te sluiten of uw medewerkers zorgvuldig te wijzen op dit risico zodat zij eventueel zelf een verzekering kunnen afsluiten. De meeste pensioenverzekeraars zijn bereid om het risico over te nemen, zonder medische keuringen, als u de pensioenregeling reeds bij hen heeft ondergebracht.

De Verklaring arbeidsrelatie (VAR) verdwijnt en wordt vervangen door voorbeeldovereenkomsten (VBO).

Dit was in eerste instantie gepland per 1 januari 2016, maar is verder uitgesteld tot 1 april 2016. Hoewel de Eerste Kamer nog moet instemmen met het voorstel worden wel al volop de voorbereidingen getroffen voor de invoering per 1 april 2016. Een kort overzicht van de stand van zaken op dit moment.

VAR

Het was de bedoeling dat opdrachtgevers en opdrachtnemers vanaf 1 januari 2016 zouden gaan werken met door de Belastingdienst beoordeelde en goedgekeurde modelovereenkomsten. De VAR zou dan worden afgeschaft per 1 januari 2016. Omdat er nog te veel onduidelijkheden waren, is de invoering van de voorbeeldovereenkomsten uitgesteld tot – vooralsnog – 1 april 2016. Daarnaast is een implementatietermijn voorgesteld tot eind 2016. Dit betekent dat opdrachtgevers en opdrachtnemers tot eind 2016 de tijd krijgen om hun werkwijze aan te passen aan de werkwijze zoals die is opgenomen in een voorbeeldovereenkomst.

Het is niet nodig om een nieuwe VAR aan te vragen voor 2016 als uw omstandigheden niet wijzigen ten opzichte van uw huidige VAR (2014 of 2015). Verandert uw werk of de omstandigheden waaronder u werkt, dan moet u echter wel een nieuwe VAR aanvragen.

TIP!: Tot 1 april 2016 kunt u zich als opdrachtgever in ieder geval beroepen op de vrijwarende werking van de VAR dat u geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen.

Voorbeeldovereenkomsten

Als de VAR definitief is afgeschaft, kunt u alleen nog vrijwaring krijgen dat u geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen als u werkt volgens door de Belastingdienst beoordeelde en goedgekeurde modelovereenkomsten. Het is overigens niet verplicht om volgens zo’n overeenkomst te werken, maar u krijgt dan niet de gewenste vrijwaring. Op de website van de Belastingdienst is al een groot aantal beoordeelde en goedgekeurde modelovereenkomsten te vinden. U kunt bovendien uw eigen overeenkomst aan de Belastingdienst voorleggen ter goedkeuring.

In feite heeft u dus zelf de keuze of u werkt met een modelovereenkomst of een eigen overeenkomst.

Keuze modelovereenkomst

Het voordeel van werken met een modelovereenkomst is dat u zeker weet dat u geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen. Er moet echter dan wel precies volgens de modelovereenkomst gewerkt worden. Omdat geen situatie hetzelfde is, heeft de Belastingdienst gelukkig een versoepeling aangebracht. In de algemene modelovereenkomsten en de modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen zijn de artikelen gemarkeerd die u echt niet mag veranderen. Deze bevatten namelijk de voorwaarden om te bepalen of sprake is van een dienstbetrekking. De niet-gemarkeerde artikelen mag u desgewenst aanpassen of aanvullen, mits dit niet in strijd is met de gemarkeerde artikelen.

Keuze eigen overeenkomst

Werkt u liever met een eigen overeenkomst, dan moet u zelf bepalen of er geen dienstbetrekking in het spel is. Is dit namelijk het geval, dan moet u loonheffingen inhouden en betalen. Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen of er wel of geen dienstbetrekking is. Daarom heeft de Belastingdienst een overzicht gepubliceerd van voorbeeldbepalingen die bijdragen aan het oordeel ‘wel of geen dienstbetrekking’.

Zo is bijvoorbeeld een van de kenmerken van een dienstbetrekking de gezagsverhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Staat dan ook in de overeenkomst dat de opdrachtnemer alle aanwijzingen en instructies moet opvolgen van de opdrachtgever, dan zou dit kunnen duiden op een dienstbetrekking. Staat er daarentegen dat de opdrachtnemer zelf bepaalt hoe hij het werk vormgeeft, dan draagt dit bij aan het oordeel ‘geen dienstbetrekking’.

LET OP!: U kunt uw eigen overeenkomst altijd voorleggen aan de Belastingdienst. Keurt de Belastingdienst de overeenkomst goed, dan heeft deze dezelfde vrijwarende werking als de gepubliceerde modelovereenkomsten, mits u ook precies volgens uw overeenkomst werkt. Werkt u echter liever met een eigen overeenkomst zonder dat deze is beoordeeld door de Belastingdienst, dan heeft u geen zekerheid vooraf dat u geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen.

Gewenningsperiode      

Om u te laten wennen aan het werken met modelovereenkomsten, krijgt u tot 1 januari 2017 de tijd om uw werkwijze aan te passen aan de werkwijze zoals opgenomen in de overeenkomst. Tot die datum hebben beide partijen (opdrachtgever en opdrachtnemer) een inspanningsverplichting. Zij moeten zich inspannen om de arbeidsrelatie zo vorm te geven dat er buiten dienstbetrekking wordt gewerkt. De Belastingdienst houdt gedurende deze implementatiefase toezicht, hanteert een terughoudend handhavingsbeleid en biedt een helpende hand bij de implementatie.

TIP!: Neem voor uw nadere vragen contact met ons op. Ook op de website van de Belastingdienst is meer informatie te vinden over het verdwijnen van de VAR, de overgangsregeling, het werken met modelovereenkomsten en de implementatietermijn.

Met de meeste mensen die je aanneemt, maak je een bruto loonafspraak. Pas na aftrek van loonheffing, sociale premies, etc. is bekend wat ‘in het handje’ overblijft.

Loonkosten

Als werkgever kijk je naar wat een werknemer je kost, dus naar zijn loonkosten. Die bestaan allereerst uit zijn brutoloon en wat daar bovenop komt. Maar daarnaast ook uit allerlei bijkomende kosten, zoals de door jou betaalde pensioenpremies, etc. Wat een werknemer van zijn brutoloon netto overhoudt, wordt door een aantal zaken beïnvloed, waar jij geen invloed op hebt, zoals zijn recht op hypotheekrenteaftrek.

Netto loonafspraak wettelijk toegestaan

Als werkgever mag je met je werknemer een netto loonafspraak maken. Dat is wettelijk niet verboden. Je moet dan wel het nettoloon gaan bruteren, zodat je de juiste loonheffing en sociale premies aan de fiscus afdraagt. Door het nettoloon te bruteren, neem je in feite de loonheffing voor jouw rekening.

Tenminste het bruto minimum(jeugd)loon

Aangezien je je werknemer ten minste het bruto minimum(jeugd)loon moet betalen, betekent dit dat hij na de brutering van het nettoloon, ten minste bruto op het niveau van het voor hem geldende minimum(jeugd)loon moet uitkomen. Zit hij daaronder dan zul je hem dus netto meer moeten betalen, om minimaal op het verplichte minimumloonniveau uit te komen. Om problemen in de toekomst te voorkomen, kun je je loonadministrateur dus maar beter een pro forma loonstrook laten maken, waarin het afgesproken nettoloon wordt omgerekend naar een bruto loon.

Loonheffing

Bij netto loonafspraken moet je ook zorgen dat je werknemer de heffingskorting op jouw bedrijf laat toepassen. Die heffingskorting zorgt er namelijk voor dat je een minder groot bedrag hoeft te bruteren.

Zo kost je een nettoloon van 80 euro op dagbasis met heffingskorting 110 euro aan bruto loon en 130 euro wanneer de heffingskorting niet wordt toegepast.

Doorwerking voor de toekomst

Het is wel verstandig het doorberekende bruto loon in de arbeidsovereenkomst met je werknemer op te nemen. Mocht er op enig moment sprake zijn van overheidsmaatregelen, die leiden tot een stijging van het bruto loon, dan voorkom je in ieder geval dat je te allen tijde verplicht bent je werknemer het afgesproken netto loon te betalen.

Drs JCM de Kort

De Kort HR Support